Kilometervergoeding in 2023/2024: Dit is belangrijk om rekening mee te houden (2024)

Werknemers die met hun eigen voertuig naar het werk pendelen, komen in aanmerking voor een kilometervergoeding. Of het nu gaat om woon-werk verkeer of werk-werk verkeer, het is belangrijk voor werknemers eerlijk gecompenseerd te worden voor de gemaakte reiskosten. Sinds januari 2023 is de onbelaste kilometervergoeding voor het eerst in zeventien jaar verhoogd met een paar cent. We leggen uit wat dit voor de werkgever betekent.

Verhoging van de kilometervergoeding

Tot en met 2022 bedroeg de onbelastbare kilometervergoeding jarenlang 0,19 eurocent per kilometer. In 2023 werd deze vergoeding aangepast naar 0,21 eurocent per kilometer. En per 1 januari 2024 gaat de belastingvrije kilometervergoeding weer omhoog naar 0,22 eurocent.

Werknemers in loondienst, ondernemers voor de inkomstenbelasting en personen die inkomsten uit overige werkzaamheden hebben, kunnen deze reiskosten tijdens het werk en woon-werkverkeer belastingvrij declareren. Een werkgever mag uiteraard een hogere reiskostenvergoeding vergoeden. Echter, geldt dan het deel boven de 0,21 eurocent per kilometer als loon. Daarover moet de werkgever loonheffingen inhouden.

Wat is kilometervergoeding precies?

Een kilometervergoeding is een vergoeding van de werkgever aan de werknemer, waarbij een vast bedrag betaald wordt per kilometer. De werkgever betaalt naast het reguliere maandelijkse salaris een vooraf overeengekomen bedrag aan de werknemer. Hiermee kunnen de extra kosten die worden gemaakt voor woon-werkverkeer van huis naar de werkplek of reiskosten onder werktijd worden gedekt.

Alles wordt duurder, zo ook de prijzen voor autorijden en het openbaar vervoer. Daardoor hebben werknemers meer reiskosten. Werkgevers kunnen tot de hoogte van 0,21 eurocent deze reiskosten belastingvrij vergoeden aan hun werknemers wanneer zij met eigen vervoer of met het openbaar vervoer naar het werk reizen. De werkgever kan er bij openbaar vervoer ook voor kiezen de werkelijke reiskosten te vergoeden of de ov-kaart, wat ook belastingvrij is. Reiskosten berekenen 🔗

De reiskostenvergoeding wordt ook wel kilometervergoeding genoemd. De vergoeding is dus bedoeld om de kosten te dekken die gepaard gaan met het reizen naar verschillende locaties voor werk gerelateerde activiteiten.

Het bijdragen in de kilometervergoeding is voor werkgevers niet wettelijk verplicht. Alhoewel deze werkgeversbijdrage volledig vrijwillig is, besluiten toch veel werkgevers een kilometervergoeding aan werknemers te geven. Werknemers hoeven niet aan te tonen dat ze de kilometervergoeding daadwerkelijk hebben gebruikt om bijvoorbeeld brandstof te kopen of hun auto te onderhouden. Ze zijn vrij om de vergoeding ook voor andere aankopen of uitgaven te gebruiken.

Wanneer heeft een werknemer recht op kilometervergoeding?

Op het moment dat er afspraken zijn gemaakt in de CAO of arbeidsovereenkomst, heeft de werknemer recht op kilometervergoeding. Een wettelijke kilometervergoeding bestaat niet, het is dus geen verplichting. Op het moment dat een werknemer recht heeft op een kilometervergoeding, maakt het niet uit of hij of zij met de fiets, auto of lopend naar het werk gaat. Maakt de werknemer meerdere ritten voor het werk per dag? Bijvoorbeeld door gebroken diensten? Dan heeft de werknemer voor elke rit recht op reiskostenvergoeding.

Er zijn geen wettelijke afspraken over het aantal kilometers dat telt als minimum voor de kilometervergoeding. De werkgever bepaalt dit zelf. Dat kan betekenen dat een werkgever er bijvoorbeeld voor kiest pas een kilometervergoeding te bieden na de eerste tien kilometer. Terwijl andere werkgevers ervoor kiezen om van deur tot deur te betalen.

Hoe wordt kilometervergoeding berekend?

De meest gangbare manier om kilometervergoeding te berekenen, is door het aantal zakelijk gereden kilometers te vermenigvuldigen met het kilometervergoedingsbedrag per kilometer. Vakantie- en ziektedagen worden niet meegerekend bij het bepalen van het aantal werkdagen. Ook werkdagen voor thuiswerken tellen niet mee. De afstanden worden altijd afgerond op de dichtstbijzijnde hele kilometer. We geven een voorbeeld van woon-werkverkeer:

Eva woont 35 kilometer van haar werk. In een standaard jaar zou zij 214 dagen werken. Eva werkt echter niet fulltime, maar parttime. Dit betekent dat ze in plaats van 5 dagen, 3 dagen naar haar werk afreist. Dat is 60%. Haar werkgever vergoed 0,21 eurocent per kilometer. Eva’s belastingvrije reiskosten zijn dan als volgt:

60% van 214 dagen is 128,4 werkdagen. We berekenen de heen en de terugreis.
(35 x 2) x 0,21 x 128,4 = € 1887,48 per jaar.

Wanneer wordt kilometervergoeding uitbetaald?

Bij veel bedrijven wordt de kilometervergoeding vastgelegd in een cao, in de bedrijfsregels of een individueel contract. Is een kilometervergoeding niet vastgelegd binnen de organisatie? Dan kan de werknemer hierover onderhandelen. Het betalen van een vergoeding is echter niet verplicht. Ook het moment waarop de kilometervergoeding wordt uitbetaald, bepaalt de werkgever. Meestal wordt het maandelijks uitbetaald samen met het salaris.

Is de kilometervergoeding volledig dekkend?

Al jaren is de zakelijke kilometervergoeding veel te laag in vergelijking met de daadwerkelijk gemaakte kosten door de werknemer. Zeker met de hoge brandstofprijzen van de afgelopen jaren is dat verergerd. De 0,21 eurocent per kilometer is de vergoeding die een werknemer ontvangt, inclusief alle autokosten, waaronder parkeren. Met de 0,21 eurocent worden wellicht net de benzinekosten afgedekt, maar vaak legt de werknemer privé bij voor de werkreis.

Denk hierbij ook aan andere kosten, zoals onderhoud en afschrijving. Het simpele antwoord op de vraag of de kilometervergoeding volledig dekkend is, is dus nee. Rijdt de werknemer met een auto van de zaak? Dan hoeft de kilometerregistratie niet per gereden kilometer te worden opgegeven, maar worden de totale autokosten opgevoerd. Dat zijn dan niet alleen de zakelijk gereden kilometers, maar ook brandstof, afschrijving, onderhoud, verzekeringspremies enzovoorts.

Maar wat is dan wel een reële kilometervergoeding? De Vereniging Zakelijke Rijders (VZR) verdiepte zich hierin. In 2022 vond VZR een onbelaste kilometervergoeding van 0,26 eurocent nog reëel. In 2023 is dat bedrag volgens hen verhoogd naar een kilometervergoeding van 0,31 eurocent voor een gemiddelde middenklasser. Dat heeft ermee te maken dat de autoprijzen, brandstof en reparatie- en onderhoudskosten nu hoger liggen.

Een hoger bedrag via de werkkostenregeling

Als werkgever kun je er voor kiezen om een hoger bedrag uit te betalen dan de belastingvrije 0,21 eurocent per kilometer. Bijvoorbeeld als er wordt opgemerkt dat werknemers tekort komen. Zoals aangegeven wordt het bedrag boven de 0,21 eurocent dan wel belast. Werkgevers kunnen ervoor kiezen om dit onder te brengen in de werkkostenregeling. Zo blijft de vergoeding voor de werknemer onbelast. Wordt de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling overschreden? Dan dient de werkgever 80% belasting te betalen. In 2023 is de vrije ruimte over het fiscale loon tot en met 400.000 euro 3%. Over het bedrag van de loonsom boven 400.000 euro is de vrije ruimte in 2023 1,18%.

Hoe zit het bij het gebruik van een auto van de zaak?

Bij een auto van de zaak hoeft de werkgever geen kilometervergoeding te betalen. Als de werknemer gebruik maakt van een auto van de zaak, is dit volledig voor rekening van de werkgever en kan er geen belastingvrije kilometervergoeding worden gegeven. In plaats daarvan telt de werkgever een bedrag om de kosten van het gebruik van de auto te dekken bij het salaris op.

Kilometervergoeding voor fietsers

Juist omdat alles duurder wordt en de kilometervergoeding voor auto’s niet volledig dekkend is, wordt er door meer en meer bedrijven gekeken naar alternatieven. Zo wordt er bij KPN gebruik gemaakt van een nieuwe regeling. Per fietskilometer ontvangen werknemers netto 0,40 eurocent, dat is bij het bedrijf 0,17 eurocent per kilometer méér dan autorijders krijgen. In combinatie met een leaseplan voor fietsen wil de werkgever haar werknemers uit de auto krijgen.

Zo kunnen werknemers door te fietsen dus extra geld verdienen, en het is een stuk duurzamer. Meerdere bedrijven houden zich inmiddels bezig met een alternatief voor de gebruikelijke kilometervergoeding, ook De Volksbank, de provincie Friesland en waterbedrijf Vitens hebben zogenoemde groene arbeidsvoorwaarden ingevoerd. Bij provincie Friesland krijgen werknemers bijvoorbeeld 0,21 eurocent vergoed als men met de fiets komt, maar krijgt men geen kilometervergoeding voor de auto.

De Belastingdienst heeft de woon-werkvergoeding geëvalueerd en de resultaten met de Tweede Kamer gedeeld. Er wordt gekeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van de regeling, maar ook naar de alternatieven. België en Duitsland kunnen daarvoor een inspiratie vormen. De fiets is daar aftrekbaar en er wordt een fietskilometervergoeding gegeven. Zo verdient de werknemer op termijn de fiets terug. Meer fietsen is goed voor mens, natuur én de kosten van bedrijven.

Digitale afhandeling van kilometervergoedingen met Moss

Het bijhouden van zakelijke kilometers en het berekenen van de juiste kilometervergoeding kan een tijdrovende taak zijn. Moss kan hierbij ondersteunen. Nieuwe regels en bedragen maken de afhandeling van vergoedingen soms onnodig ingewikkeld. Daarom kiezen steeds meer bedrijven ervoor om hun boekhouding te digitaliseren.

De digitale financiële- en afrekeningstools van Moss bieden een allesomvattende oplossing voor alle zakelijke boekhoudprocessen. Niet alleen de berekening van de kilometervergoeding wordt hierdoor efficiënt en eenvoudig afgehandeld. Ook bij de loonadministratie behouden het management en de boekhouding altijd het volledige overzicht. Met Moss ben je ervan verzekerd dat de kilometervergoeding op een nauwkeurige en georganiseerde manier wordt afgehandeld.

Het verlichten van de werkdruk

Vooral in grotere bedrijven kan het beheren en verwerken van reiskosten een uitdagende taak zijn. In het dagelijkse werk en tijdens dienstreizen kunnen fysieke bonnetjes gemakkelijk zoekraken. Bovendien wordt boekhouding geconfronteerd met extra werk om bonnetjes correct in vaak onoverzichtelijke Excel-tabellen te registreren en te verwerken.

Met de oplossingen van Moss kunnen bedrijven eindelijk grip krijgen op dit probleem. Het gehele afrekenproces wordt vereenvoudigd en gecentraliseerd op één plek. Daardoor wordt de administratieve last van het afhandelen van de kilometervergoeding en andere reiskosten aanzienlijk verminderd.